Home » Kiến thức » Làm sao để quản lý PG hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Làm sao để quản lý PG hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Yếu tố nhân sự như lễ tân, PG luôn là một yếu tố rất quan trọng quyết định sự kiện có diễn ra chuyên nghiệp và thành công hay không. Đồng thời đây cũng là khâu thường xảy ra sự cố nhất trong bất kỳ một sự kiện nào. Vì thế việc chuẩn bị, dự phòng trước cho những sự cố về nhân sự là việc vô cùng cần thiết, vậy làm sao để quản lý PG hiệu quả khi tổ chức sự kiện?

Xem thêm: Thiết kế sân khấu cho sự kiện và những lưu ý

Luôn chuẩn bị nguồn lực nhân sự sẵn sàng
Luôn chuẩn bị nguồn lực nhân sự sẵn sàng

Những lưu ý cần biết trong việc quản lý PG

Có thể nói công việc của lễ tân, PG được xem là một trong những khâu quan trọng, là một phần bộ mặt của sự kiện nên rất cần được chú ý. Điều này cũng giúp đảm bảo tiến độ của toàn bộ sự kiện được diễn ra theo đúng với kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, do đây là công việc có đặc thù là bán thời gian nên sẽ không có sự cố định về nhân sự và sự luân phiên thay đổi là rất lớn. Do vậy tốt nhất các nhà quản lý nên có một danh sách lễ tân, PG càng nhiều càng tốt, để đảm bảo nhân sự luôn sẵn sàng khi cần.

Việc đầu tiên cần lưu ý cho các nhà quản lý chính là việc training kỹ năng cho PG hoặc lễ tân. Để sự kiện diễn ra thành công, PG nắm được công việc của mình một cách chính xác cũng như am hiểu về thương hiệu, sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thì việc training kỹ năng, kiến thức trước ngày sự kiện diễn ra là điều không thể thiếu được. Điều này cũng giúp PG, lễ tân nắm được trách nhiệm của họ nhằm đảm bảo về kỹ luật và giúp quá trình làm việc hiệu suất.

Xem thêm: Tìm hiểu về các chất liệu in băng rôn

Training kỹ năng và kiến thức cho PG trước ngày diễn ra chương trình
Training kỹ năng và kiến thức cho PG trước ngày diễn ra chương trình

Trong quá trình quản lý PG hay lễ tân thì những sự cố thường gặp nhất bao gồm:

  • PG, lễ tân xin nghỉ một cách đột xuất ngay trước khi chương trình diễn ra,
  • PG bị lạc đường, bị kẹt xe hoặc hư xe…
  • Trong quá trình làm việc lễ tân, PG bị say nắng, bị mệt, trúng gió thậm chí là xỉu,
  • Những sự cố về trang phục của PG, lễ tân hoặc những lý do tế nhị khác…

Do vậy để tránh các sự cố này, khi quản lý PG, lễ tân thì bạn nên thông báo về thời gian PG có mặt luôn luôn phải sớm hơn thời gian mà chương trình chính thức diễn ra là 1 giờ. Đồng thời bạn cũng nên thuê lễ tân, PG nhiều hơn từ 01 đến 02 người so với số lượng nhân sự cần thiết để làm nhân sự dự phòng.

Thông thường tùy theo quy mô hoặc tùy theo chương trình thì việc dự trù về nhân sự cũng sẽ có sự thay đổi theo. Theo đó, khi PG xin nghĩ hoặc đến trễn thì bạn luôn chủ động được trong mọi việc, để có nhân sự thay thế giúp sự kiện diễn ra đúng mong đợi.

Một vấn đề khác bạn cần lưu ý là trước vài ngày khi sự kiện diễn ra bạn cần phải kiểm tra thật tỉ mỉ về đồng phục của lễ tân, PG để tránh trường hợp đồng phục bị lỗi như sút chỉ, hư dây kéo, mất nút, đồng phục dính bẩn hoặc bị lủng, rách… Nếu có thể, tốt nhất bạn nên cho PG thử trước đồng phục để đảm bảo sự vừa vặn, nhất là những bộ đồng bộ có chất liệu thường ít co dãn để đảm bảo PG luôn chỉnh chu và xinh đẹp.

Một bí quyết nhỏ để khắc phục sự có bất ngờ về trang phục là bạn nên luôn mang theo hộp dụng cụ may vá, hoặc ít nhất là kim, chỉ… để có thể kịp thời khắc phục sự cố về đồng phục.

Xem thêm: Dịch vụ treo băng rôn

Đánh giá bài viết