Home » Kiến thức » Những lưu ý trong khâu chuẩn bị cho sự kiện

Những lưu ý trong khâu chuẩn bị cho sự kiện

Một sự kiện thành công hội tụ rất nhiều những yếu tố khác nhau, không chỉ cần có công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, một ý tưởng sáng tạo về nội dung, người tổ chức năng động, hay sự thành công trong khâu quảng bá mà còn cần phải có kế hoạch có sự chuẩn bị tỉ mỉ. Những lưu ý trong khâu chuẩn bị cho sự kiện sau đây hy vọng sẽ giúp ích trong việc tổ chức sự kiện của các bạn!

Xem thêm: Khi tổ chức sự kiện cần lưu ý điều gì?

Khâu chuẩn bị cho sự kiện và những điều nên lưu ý!

Để có một sự kiện chuyên nghiệp thì thiết bị cho sự kiện là yếu tố rất quan trọng, hãy xác định cụ thể những thiết bị cần thiết cho sự kiện của bạn bao gồm những gì: sân khấu, thiết bị nghe nhìn, ánh sánh, thảm đỏ, bản điện tử… Nếu thuê công ty tổ chức sự kiện hãy xác nhận rõ với họ thật chi tiết về các thiết bị cần sử dụng cũng như phải đảm bảo về số lượng cùng chất lượng. Nếu thuê ngoài bạn cũng cần phải tìm nơi uy tín, xác nhận kỹ về những thiết bị để tránh rủi ro.

Hãy xác định cụ thể những thiết bị cần cho sự kiện
Hãy xác định cụ thể những thiết bị cần cho sự kiện

Với những sự kiện lớn, sự kiện tổ chức ngoài trời thì các thiết bị cần sử dụng là rất nhiều, do vậy bạn cần phải xác định trước vị trí để bốc dỡ thiết bị. Tốt nhất bạn cũng cần có một kế hoạch chi tiết để nhà đảm bảo thiết bị được cung ứng đúng theo tiến độ mà không gây ùng tắc giao thông, đồng thời không phải tốn chi phí thuê kho bãi để bảo quản.

Một yếu tố khác rất quan trọng để sự kiện có thể vận hàng trơn tru đó chính là điện, để đảm bảo cho việc sử dụng điện hiệu quả bạn cần xác định về nhu cầu sử dụng điện của toàn bộ sự kiện. Những thiết bị nào cần đến điện, bố trí các thiết bị thế nào, đi dây điện hay bố trí các ổ cắm sao cho hợp lý và thẩm mỹ, nhất là đảm bảo được sự an toàn là những điều hết sức quan trọng. Để tránh rủi ro bạn cũng nên cân nhắc về việc thuê máy phát điện dự phòng hoặc có cần sự có mặt của thợ điện hay không?

Xem thêm: Lưu ý gì khi chọn địa điểm để tổ chức sự kiện?

Song song đó, bạn cũng đừng quên những vấn đề về giấy phép lắp đặt. Có rất nhiều những dịch vụ cần đến giấy phép từ việc giao hàng, lắp đặt thiết bị, tháo dỡ đến những hoạt động như thả bóng bay… đều cần phải có giấy phép. Nhất là khi vận chuyển các thiết bị cồng kềnh cũng cần phải có giấy phép thì mới có thể hoạt động trong thành phố.

Bố trí điện hợp lý và chuẩn bị đầy đủ giấy phép
Bố trí điện hợp lý và chuẩn bị đầy đủ giấy phép

Bên cạnh giấy phép thì nơi tổ chức sự kiện của bạn có còn những quy định nào mà bạn phải tuân thủ hay không? Chẳng hạn quy định về thời gian, về độ ồn hay những quy định khác…

Để tạo sự thuận tiện nhất cho khách mời khi tham gia sự kiện thì bảng chỉ dẫn cũng là một trong những vấn đề mà bạn cần chuẩn bị chu đáo. Bảng chỉ dẫn được bố trí hợp lý, được thiết kế đẹp sẽ giúp khách mời đến được địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng và chính xác hơn, tạo sự chủ động hơn cho khách mời, đồng thời tạo được ấn tượng đẹp về sự chu đáo, chuyên nghiệp và tận tâm với khách.

Những lưu ý trong khâu chuẩn bị cho sự kiện 5.00/5 (100.00%) 3 votes