Home » Kiến thức » Tổ chức sự kiện hội thảo thành công chỉ với 3 bước

Tổ chức sự kiện hội thảo thành công chỉ với 3 bước

Tổ chức hội thảo là một trong những hình thức sự kiện được tổ chức khá phổ biến hiện nay của các doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu kinh nghiệm tổ chức sự kiện hội thảo thành công chỉ với 3 bước trong bài viết sau đầy để giúp các bạn gặt hái được thành công, cũng như đạt được những mục tiêu mà các bạn hướng đến khi tổ chức hội thảo.

Xem thêm: Thuê công ty tổ chức sự kiện điều gì là quan trọng?

Tổ chức hội thảo cần lưu ý gì?
Tổ chức hội thảo cần lưu ý gì?

Hoạch định kế hoạch sự kiện hội thảo cụ thể

Có thể nói với bất kỳ sự kiện nào thì hoạch định kế hoạch cụ thể luôn là yếu tố đầu tiên mà các doanh nghiệp, người tổ chức sự kiện cần thực hiện. Điều này có có ảnh hưởng rất lớn và trực tiếp đến thành công của sự kiện hội thảo khi mà những vấn đề khác nhau của sự kiện gồm: mục tiêu, chủ đề, cách thức thực hiện, lịch trình, khách mời, địa điểm tổ chức, ngân sách, nhân sự, tiến độ thực hiện… đều được hình thành trong kế hoạch này. Nhờ đó giúp cho sự kiện được diễn ra thuận lợi, đảm bảo sự thành công cho hội thảo.

Thực hiện triển khai hội thảo

Bước thứ hai mà người tổ chức sự kiện cần làm là thực hiện triển khai hội thảo, nhằm thông báo về sự kiện đến các cơ quan, các cá nhân cần biết. Thông thường tùy theo quy mô, tính chất mà hình thức thông báo sự kiện cũng có thể thay đổi khác nhau bằng thư mời, thông báo trực tiếp hoặc thông qua các phương tiện thông tin đại chúng.

Xem thêm: Không dùng các từ sau quá nhiều trong quảng cáo

Thực hiện triển khai hội thảo
Thực hiện triển khai hội thảo

Giai đoạn này cũng giúp người tổ chức sự kiện hội thảo chuẩn bị triển khai những công tác hậu cần cho sự kiện, lên lịch trình cụ thể cho sự kiện. Như: triển khai xin giấy phép cho sự kiện, chuẩn bị về trang thiết bị sâu khấu, âm thanh, ánh sáng, các ấn phẩm thư mời, in ấn, treo băng rôn, cờ phướng… Cũng như chuẩn bị về nhân sự, phân chia công tác cụ thể cho từng bộ phận phụ trách để có được sự chuẩn bị chu đáo nhất, giúp hội thảo được tổ chức chuyên nghiệp nhất.

Lưu ý khi lên lịch trình sự kiện hội thảo:

  • Thực hiện tầm soát một cách bao quát và đầy đủ nhất về danh mục những công việc cần triển khai khi tổ chức hội thảo,
  • Lên kịch bản tổ chức một cách linh hoạt, đồng thời giúp khách mời phát huy tối đa sự đóng góp ý kiến theo chủ đề, thời gian, mục tiêu và hình thức thảo luận của hội thảo. Dự phòng những tình huống bất ngờ để có thể kiểm soát hội thảo hiệu quả.
  • Kết quả sau khi bàn bạc, cũng như những đóng góp của các khách mời, người tham dự phải được sao lưu lại để làm tài liệu đánh giá, hoặc báo cáo sau hội thảo.

Chuẩn bị tốt công tác hậu kỳ

Bước cuối cùng để hội thảo được tổ chức thành công là công đoạn chuẩn bị tốt công tác hậu kỳ. Nhằm đưa ra những tổng kết về những gì đã thực hiện được, đặc biệt là về tài liệu sao lưu trong hội thảo đến gửi đến những cá nhân, những tổ chức thực hiện có liên quan. Đồng thời thống nhất về những nội dung trong khâu tổ chức sự kiện như: thời gian hoàn thành, ai thực hiện, ở đâu, khi nào, kinh phí… đều cần được báo cáo chính xác, rõ ràng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự vào báo cáo mà giám sát tiến độ, điều phối sao cho phù hợp nhất nhằm giúp đảm bảo quy trình tổ chức tối ưu nhất, giúp hội thảo thành công.

(Nguồn: Sưu tầm)

Đánh giá bài viết