Home » Kiến thức » Yếu tố cơ bản khi hoạch định để tổ chức sự kiện

Yếu tố cơ bản khi hoạch định để tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện hiện nay là điều mà hầu như mọi công ty, doanh nghiệp đều ý thức được, song để có một sự kiện thật sự thành công thì việc lên kế hoạch vụ thể là điều hết sức cần thiết. Với những yếu tố cơ bản khi hoạch định tổ chức sự kiện được trình bày trong bài viết sau đây hi vọng sẽ giúp được các bạn có được những kiến thức hữu ích giúp các bạn có thể thực hiện được một sự kiện thành công và ấn tượng!

Xem thêm: Tổ chức hội thảo, hội nghị và những điều cần lưu tâm

Hoạch định tổ chức sự kiện và những điều cần thiết
Hoạch định tổ chức sự kiện và những điều cần thiết

Hãy xác định lại bạn đã sẵn sàng cho sự kiện?

Với bất kỳ một sự kiện nào thì các bạn khi tổ chức cũng cần phải có sự chuẩn bị thật kỹ càng và trước khi tổ chức bạn cần phải tìm hiểu xem sự kiện này là thực sự cần thiết. Bạn cũng cần trả lời cho những câu hỏi sau để tìm câu trả lời cho mình.

  • Sự kiện bạn dự định tổ chức có thật sự cần thiết? Lý do?
  • Bạn đã xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu?
  • Ý tưởng và nội dung sự kiện đã thật sự phù hợp?
  • Chủ đề sự kiện có nổi bật và đúng tâm lý khách hàng?
  • Sự kiện được tổ chức vào đúng thời điểm chưa?
  • Sự kiện bạn tổ chức có đáng để cơ quan truyền thông, báo chí đưa tin?
  • Bạn sẽ làm gì để bầu không khí của sự kiện thích hợp?

Khi đã có cầu trả lời thỏa đáng cho những câu hỏi trên thì giờ là lúc bạn có thể bắt tay vào việc lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện của bạn.

Xem thêm: Gợi ý về cách tổ chức đám cưới tiết kiệm (Phần 2)

Những yếu tố quan trọng khi hoạch định sự kiện
Những yếu tố quan trọng khi hoạch định sự kiện

Những yếu tố cần thiết khi lập kế hoạch cho sự kiện

  • Bạn cần lên kế hoạch về ngân sách cụ thể để phân bố hoặc điều chỉnh các khâu về sau theo đúng với ngân sách đã đề ra.
  • Lập ra một team để thực hiện, giám sát và chịu trách nhiệm về toàn bộ sự kiện hoặc có thể thuê công ty tổ chức sự kiện để sự kiện được đảm bảo chuyên nghiệp nếu cần thiết.
  • Tiến hành phân chia công việc và lên kế hoạch chi tiết cho từng khâu, thường không nên quá 4 người.
  • Tiến hành phác thảo chương trình sơ bộ cho sự kiện,
  • Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm phù hợp với nội dung, ý tưởng sự kiện, tạo sự thuận thiện cho việc đi lại cũng như phù hợp với ngân sách đã đề ra.
  • Thực hiện lên kế hoạch chương trình chi tiết và thời biểu cụ thể,
  • Lên kế hoạch chi tiết cho khâu chuẩn bị, thuê nhân sự phục vụ, các trang thiết bị cần thiết,
  • Có kế hoạch và chuẩn bị đầy đủ những giấy phép cần thiết,
  • Phổ biến đầy đủ các thông tin này cho mọi người cho liên quan, lưu ý nên dàng đủ thời gian để thảo luận hoặc điều chỉnh nếu có phát sinh thay đổi,
  • Thực hiện kiểm tra tỉ mỉ về toàn bộ kế hoạch chi tiết.
  • Lập kế hoạch dự phòng cụ thể cho toàn bộ chương trình của sự kiện về vấn đề như: nhân sự thay thế, thiết bị thay thế, đổi địa điểm hoặc dự phòng trường hợp trời mưa…
  • Xác định lại chi phí cho phù hợp với ngân sách đã đề ra.
Đánh giá bài viết